Το Time MaSter της Epsilon Net, μέλος της οικογένειας εφαρμογών HR MaSter, αποτελεί ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα παρακολούθησης και διαχείρισης παρουσιών προσωπικού, απόλυτα συμβατό με τις απαιτήσεις της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας (ΕΡΓΑΝΗ II).

A.   ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ

Το Time MaSter της Epsilon Net, που ανήκει στην οικογένεια εφαρμογών HR MaSter, αποτελεί το λογισμικό ενός ολοκληρωμένου συστήματος, που έχει στόχο να καλύψει πλήρως τις ανάγκες του Γραφείου Προσωπικού μίας επιχείρησης ή οργανισμού, στον τομέα του ελέγχου και της παρακολούθησης των παρουσιών του προσωπικού σε εναρμόνιση με τη κάλυψη απαιτήσεων της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας για το ΕΡΓΑΝΗ II.

Συνεργάζεται αρμονικά με κατάλληλους ηλεκτρονικούς σταθμούς ωρομέτρησης (Time-Attendance Terminals) για την συλλογή των στοιχείων που συγκεντρώνονται σ’ αυτούς από τα “κτυπήματα” των καρτών παρουσίας των εργαζομένων. Στη συνέχεια, η εφαρμογή αναλαμβάνει την επεξεργασία των στοιχείων, την έκδοση όλων των απαραίτητων καταστάσεων, αναλυτικών και συγκεντρωτικών, καθώς και τη δημιουργία κατάλληλων αρχείων γιά αυτόματη ενημέρωση του προγράμματος Μισθοδοσίας.

Το Time MaSter μπορεί να λειτουργήσει αυτόνομα για την διαχείριση των παρουσιών του προσωπικού. Επίσης, μπορεί να αποτελέσει ένα άριστο συμπλήρωμα της Μισθοδοσίας, ολοκληρώνοντας τη Μηχανογραφική κάλυψη του Γραφείου Προσωπικού της Επιχείρησης ή του Οργανισμού.

Με τη βοήθεια του Time MaSter κάθε επιχείρηση μπορεί να πετύχει μεγαλύτερη αποδοτικότητα στη λειτουργία του Γραφείου Προσωπικού της, μεγαλύτερη εξοικονόμηση χρόνου, καθώς και άμεση και αξιόπιστη πληροφόρηση της διοίκησης.

Το Time MaSter, μπορεί να συνεργασθεί απόλυτα με το σύστημα Ελέγχου Πρόσβασης ROSSLARE AXTRAX ή/και το ArionTimer , δίνοντας τη δυνατότητα σε επιχειρήσεις και οργανισμούς που θέλουν να συνδυάσουν την ωρομέτρηση με έλεγχο της πρόσβασης, να επιτύχουν μία λειτουργικότητα υψηλού επιπέδου, καθώς και οικονομία κλίμακας, αφού δεν απαιτείται ξεχωριστός εξοπλισμός για το κάθε σύστημα.

Η εφαρμογή λειτουργεί σε περιβάλλον Windows και χρησιμοποιεί Βάση Δεδομένων ανοικτής αρχιτεκτονικής (Oracle, Microsoft SQL Server, Interbase κλπ).

Η ολοκληρωμένη λύση Time MaSter, αποτελείται από εφαρμογή λογισμικού, hardware και υπηρεσίες.

A.1) Εφαρμογή λογισμικού Time MaSter                   

Αναλαμβάνει τη συγκέντρωση των στοιχείων κινήσεων των Εργαζομένων από τους Σταθμούς Ωρομέτρησης, τον παραμετρικό καθορισμό των εργασιακών κανόνων, την παρακολούθηση των αδειών του προσωπικού, των αυτόματο υπολογισμό των ωρών εργασίας όλων των τύπων (κανονικές, υπερωρίες, νυκτερινά, εργασία Κυριακών κλπ), την αυτόματη μεταφορά των στοιχείων στη Μισθοδοσία, την ενημέρωση του ΕΡΓΑΝΗ για την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, καθώς και την έκδοση όλων των απαραίτητων πληροφοριακών καταστάσεων και στατιστικών στοιχείων.

A.2) Εξοπλισμός (Hardware)            

1.   Σταθμοί Ωρομέτρησης – Ηλεκτρονικά Ρολόγια Παρουσίας (Time Recording Terminals) που λειτουργούν με Μαγνητικές Κάρτες ή Κάρτες “προσέγγισης”, έξυπνα κινητά τηλέφωνα και καταγράφουν στην αυτόνομη μνήμη που διαθέτουν τις κινήσεις του προσωπικού (Είσοδοι – Έξοδοι).

2.   Μαγνητικές Κάρτες (Magnetic Cards) τύπου πιστωτικής κάρτας ή Κάρτες “προσέγγισης” (Proximity Cards) που αναγνωρίζονται από τους Αναγνώστες από απόσταση μέχρι 12 εκατοστών.

3.   Καλωδίωση και περιφερειακά διασύνδεσης.

A.3) Υπηρεσίες Εγκατάστασης         

1.   Μελέτη απαιτήσεων

2.   Υλοποίηση / Εγκατάσταση του συστήματος

3.   Εκπαίδευση προσωπικού του πελάτη

4.   Εγγύηση καλής λειτουργίας και Συντήρηση

B. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ

B.1) Πλήρης διαχείριση των στοιχείων κάθε εργαζόμενου

που χωρίζονται σε :            

1.   Προσωπικά (Αρ. Μητρώου, Ονοματεπώνυμο, Πατρώνυμο, Ημερ/νία Γέννησης, Αρ. Ταυτότητας κλπ) Εργασίας (Ημερομηνία πρόσληψης, Τμήμα, Ειδικότητα, Σχέση εργασίας, Σύμβαση Εργασίας κλπ) Κατοικίας (Διεύθυνση, Ταχ. Κώδικας, Τηλέφωνα κλπ)

2.   Φωτογραφία Εργαζομένου και Δείγμα Υπογραφής σε ψηφιακή μορφή

3.   Δικαιούμενες ημέρες άδειας ανά έτος

4.   Σχόλια – Παρατηρήσεις για τον Εργαζόμενο

B.2) Επικοινωνία με Σταθμούς Ωρομέτρησης

1.   Δυνατότητα επικοινωνίας με όλους τους Σταθμούς Ωρομέτρησης (Ηλεκτρονικά Ρολόγια Παρουσίας), τοπικούς ή απομακρυσμένους, σειριακά, μέσω modem ή μέσω δικτύου (TCP/IP).

2.   Δυνατότητα εμφάνισης και αλλαγής (ρύθμισης) της ημερομηνίας και ώρας των Σταθμού Ωρομέτρησης μέσα από την εφαρμογή.

3.   On-Line μεταφορά των στοιχείων παρουσίας από το ρολόι στον υπολογιστή.

Στη περίπτωση αυτή, οι εγγραφές αντλούνται από το ρολόι αμέσως μετά το χτύπημα κάθε κάρτας και καταχωρούνται στο βασικό αρχείο παρουσιών της εφαρμογής. Ταυτόχρονα εμφανίζονται στην οθόνη του υπολογιστή τα στοιχεία του κάθε "χτυπήματος" (ημερομηνία, ώρα, αριθμός κάρτας, ονοματεπώνυμο εργαζόμενου, λειτουργία - είσοδος, έξοδος, προσωρινή έξοδος, επιστροφή από προσωρινή έξοδο). Η On-Line λειτουργία απαιτεί, τη συνεχή σύνδεση του υπολογιστή με το ρολόι παρουσίας.

4.   Off-Line μεταφορά στοιχείων παρουσίας από το ρολόι στον υπολογιστή.

H ανάγνωση των χτυπημάτων που έχουν αποθηκευθεί στην μνήμη του ρολογιού γίνεται μαζικά, με παράλληλη εμφάνιση των ίδιων στοιχείων στην οθόνη, καταχώρηση τους στο βασικό αρχείο παρουσιών και δημιουργία κατάστασης λανθασμένων εγγραφών. Η Off-Line μεταφορά στοιχείων δεν απαιτεί την συνεχή σύνδεση του υπολογιστή με το ρολόι.

5.   Μεταφορά των στοιχείων μέσω RAM Card και συσκευής RAM Card Reader συνδεδεμένης στον υπολογιστή.

Σε περιπτώσεις όπου δεν είναι δυνατή η σύνδεση ρολογιού - υπολογιστή, τα στοιχεία μεταφέρονται προσωρινά από το ρολόι σε μία ειδική κάρτα (RAM Card). Η κάρτα αυτή, που υπάρχει σε διάφορους τύπους ανάλογα με την χωρητικότητα της (μνήμη), μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για την λήψη των στοιχείων από περισσότερα του ενός ρολόγια και την συνολική μεταφορά τους, μέσω του αναγνώστη καρτών (RAM Card Reader) στον υπολογιστή

B.3) Συμβάσεις Εργασίας  

1.   Δυνατότητα καθορισμού μέχρι 999 διαφορετικών ημερήσιων ωραρίων (συνεχών ή διακεκομμένων), για εργαζόμενους που εργάζονται με σταθερό ωράριο όλη την εβδομάδα. Γιά κάθε ωράριο καθορίζεται από τον χρήστη η ώρα έναρξης και λήξης, η ελαστικότητα, η διάρκεια του διαλείμματος κλπ.

2.   Δυνατότητα καθορισμού μέχρι 999 διαφορετικών εβδομαδιαίων ωραρίων εργασίας, για εργαζόμενους που δεν εργάζονται με το ίδιο ωράριο κάθε μέρα της εβδομάδος, αλλά έχουν σταθερό (επαναλαμβανόμενο) εβδομαδιαίο πρόγραμμα εργασίας (π.χ. καταστήματα, υπάλληλοι ασφαλιστικών εταιρειών, υπάλληλοι με ειδικές συμβάσεις εργασίας κλπ).

3.   Δυνατότητα καθορισμού μηνιαίου προγράμματος εργασίας ανά εργαζόμενο, για περιπτώσεις που δεν υπάρχει κανονικότητα ωραρίου (π.χ. εργαζόμενοι με σύστημα βραδιών σε βιομηχανίες). Υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης του μηνιαίου προγράμματος πολλών εργαζόμενων της ίδιας ομάδας. (π.χ. βάρδια ‘Α’ , βάρδια ‘Β’ κ.λ.π.).

4.   Εκτυπώσεις προγράμματος εργασίας ανά ημέρα, ανά εργαζόμενο (για έναν ή περισσότερους μήνες), ανά μήνα κ.λ.π. Δυνατότητα ενημέρωσης - μεταβολής του προγράμματος εργασίας ανά ημέρα (για όλους μαζί τους εργαζόμενους)

5.   Κατάρτιση συμβάσεων εργασίας, όπου καθορίζεται το σύστημα ωραρίων με το οποίο εργάζονται οι εργαζόμενοι της συγκεκριμένης ομάδας, η επιθυμητή στρογγυλοποίηση των κτυπημάτων και των ωρών εργασίας, ο τρόπος υπολογισμού των επιπλέον ωρών απασχόλησης (υπερεργασία, υπερωρίες εγκεκριμένες ή μη) κ.λ.π.

6.   H εφαρμογή είναι σε θέση να κάνει διαφορετικούς υπολογισμούς για κάθε τύπο σύμβασης (π.χ. διοικητικοί υπάλληλοι, εργαζόμενοι σε βάρδιες, μητέρες με μειωμένο ωράριο κ.λ.π.).

B.4) Παρουσίες Προσωπικού           

1.   Δυνατότητα πλήρους διαχείρισης του αρχείου παρουσιών προσωπικού (εισαγωγές, μεταβολές, διαγραφές) από εξουσιοδοτημένο χρήστη, με χρήση ειδικού κλειδιού προσπέλασης. Η επιλογή αυτή επιτρέπει την επέμβαση στο αρχείο παρουσιών για περιπτώσεις υπαλλήλων που δεν έχουν φέρει την κάρτα τους, διορθώσεις τυχόν λανθασμένων χτυπημάτων κ.ά.

2.   Εκτύπωση καρτέλας παρουσίας εργαζομένου, στην οποία εμφανίζονται τα χτυπήματα ανά ημέρα, οι κανονικές και πραγματοποιηθείσες ώρες εργασίας, η διαφορά τους (καθυστερήσεις) για ένα διάστημα που ορίζει ο χρήστης, τα σύνολα ωρών εργασίας και καθυστερήσεων στο διάστημα αυτό, οι υπερωρίες, η υπερεργασία κλπ.

3.   Εκτύπωση συγκεντρωτικής κατάστασης στοιχείων παρουσίας, στην οποία φαίνεται το σύνολο των ωρών εργασίας κάθε υπαλλήλου για ένα διάστημα που ορίζει ο χρήστης.

4.   Δυνατότητα αποθήκευσης στοιχείων υπολογισμών ωρών εργασίας σε ιστορικό αρχείο. Δυνατότητα μαζικής διαγραφής παλαιών στοιχείων παρουσίας.

5.   Έκδοση καταστάσεων ελέγχου :

-     Κατάσταση παρουσιών ανά ημερομηνία (χρονολογική εκτύπωση των κτυπημάτων κάρτας, όπως καταγράφηκαν στην μνήμη κάθε ρολογιού).

-     Με βάση τα κριτήρια-φίλτρα που καθορίζονται από τον χρήστη, μπορεί π.χ να ζητηθεί η προβολή / εκτύπωση των υπαλλήλων που καθυστέρησαν στην πρωινή προσέλευση ή έχουν εργασθεί υπερωριακά.

-     Ημερήσια κατάσταση ελέγχου, στην οποία εμφανίζονται τα χτυπήματα του κάθε υπαλλήλου, για ένα διάστημα που καθορίζεται από τον χρήστη.

-     Ημερήσια κατάσταση απουσιών, στην οποία αναγράφονται οι απόντες για μία συγκεκριμένη ημέρα, δηλαδή εκείνοι οι εργαζόμενοι που την ημέρα αυτή δεν έχουν κανένα χτύπημα στο ρολόι. Η κατάσταση αυτή προσφέρει την δυνατότητα εντοπισμού των απόντων αμέσως μετά την λήξη του ανώτατου ορίου προσέλευσης ή και στο τέλος της ημέρας.

-     Κατάσταση παρόντων ανά τμήμα, στην οποία φαίνονται οι παρόντες υπάλληλοι του κάθε τμήματος την συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

-     Κατάσταση ασυμφωνιών, στην οποία φαίνονται οι υπάλληλοι με ελλιπή ή "μή λογικά" χτυπήματα (πχ. είσοδος χωρίς έξοδο κλπ).

-     Καταστάσεις καθυστερήσεων /   πρόωρων αναχωρήσεων.

-     Καταστάσεις περικοπών / προσαυξήσεων

-     Αναλυτικές και συγκεντρωτικές καταστάσεις ημερομισθίων.

B.5) Σύνδεση με Μισθοδοσία           

1.   Δυνατότητα αυτόματης μεταφοράς όλων των απαραίτητων στοιχείων (κανονικές ώρες εργασίας, περικοπές, προσαυξήσεις, υπερεργασία, υπερωρίες, ημερομίσθια κλπ) στην Μισθοδοσία.

2.   Δυνατότητα καθορισμού φορμών Export Ascii αρχείων από τον χρήστη

3.   Δημιουργία Ascii αρχείων (σύμφωνα με την επιλεγόμενη φόρμα), με τα στοιχεία υπολογισμών, για μεταφορά στη Μισθοδοσία.

4.   To Time MaSter μπορεί να συνεργασθεί με οποιαδήποτε εφαρμογή Μισθοδοσίας.

B.6) Βοηθητικές Εργασίες 

1.   Καθορισμός παραμέτρων εφαρμογής (Τύπος Σταθμών Ωρομέτρησης, σειριακή θύρα, μήκος αριθμού κάρτας, εφαρμογή Μισθοδοσίας κλπ).

2.   Δυνατότητα καθορισμού μέχρι 999 Χειριστών της εφαρμογής (Όνομα Χρήστη και Password), καθώς και των δικαιωμάτων πρόσβασης του κάθε χρήστη στις διάφορες εργασίες της εφαρμογής.

3.   Δυνατότητα καθορισμού από τον χρήστη των τμημάτων της εταιρίας, των ειδικοτήτων των εργαζομένων, των σχέσεων εργασίας, των ειδών των αδειών καθώς και των αργιών που ισχύουν στην συγκεκριμένη επιχείρηση για κάθε έτος.

4.   Δυνατότητα φύλαξης σε εξωτερικό αποθηκευτικό μέσο, μόνο των χτυπημάτων (π.χ παλαιότερων περιόδων) για ένα διάστημα που ορίζει ο χρήστης. Τα στοιχεία αυτά μπορούν στην συνέχεια να διαγραφούν από το βασικό αρχείο και αν υπάρξει ανάγκη να επαναφορτωθούν στο αρχείο από την μονάδα αποθήκευσης.

Β.7) Σε ποιες επιχειρήσεις απευθύνεται το Time MaSter             

Το σύστημα Time MaSter απευθύνεται σε οποιαδήποτε επιχείρηση ή οργανισμό, του Ιδιωτικού, Δημόσιου και Τραπεζικού Τομέα και κυρίως σε επιχειρήσεις με προσωπικό πάνω από 30 άτομα. Ενδεικτικά, απευθύνεται σε :

•     Βιομηχανίες, Βιοτεχνίες, Επιχειρήσεις Παροχής Υπηρεσιών Τράπεζες, Ασφαλιστικές εταιρείες, Χρηματιστηριακές εταιρείες Δημόσιες Επιχειρήσεις, Επιχειρήσεις Κοινής Ωφέλειας Νομαρχίες και Δήμους

•     Νοσοκομεία, Κλινικές, Διαγνωστικά Κέντρα Ξενοδοχειακές και Τουριστικές Επιχειρήσεις Αεροπορικές και Ναυτιλιακές Εταιρείες Εκδοτικές επιχειρήσεις

•     Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης, Εκδοτικές Επιχειρήσεις Αλυσίδες Καταστημάτων